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DTPオペレーターの業務引き継ぎって何をすればいいの?

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約3分

こんにちは、株式会社メリットの藤原です。
普段は社内でDTPオペレーターとして働いています。

DTPオペレーターって何?と思われた方はコチラの記事をご覧くださいね。
要するに、パソコンを使ってチラシとか広告を作ってる人です。

さて、私事ではありますが、この度産休に入ることになりました。

出産後の育休も含めると1年以上も会社を離れることになりますが、担当業務の特殊性ゆえ後任者がおらず「あれ?これ大丈夫?」と思ったのが12月のこと。(遅い)

前職でも引き継ぎはあったものの、ちゃんと後任者がおり、口頭と簡単なマニュアル作成のみで済んでいたため、今回はすっかり油断していました。ヤバいじゃん。

あわてて「業務引き継ぎ」で検索。先人の知恵を頼りに引き継ぎの下準備をはじめました。

まずは業務の洗い出し

まず、自分が行っている業務をざっと書き出してみることからはじめます。

私の場合、普段からスケジュールや作業内容・時間を記録していたので、それを元に洗い出しを行いました。

毎日、1週間ごと、1ヶ月ごと、1年ごとなど業務の頻度と所要時間、外部への連絡が必要な場合は連絡先などを書き出していきます。大まかな分類もしておくと、何に関わる業務なのかが分かりやすくなるのでオススメです。

ここで気づいたのですが、私の業務、社内の下請け的なものが多く、社外の方との接触が極端に少ないです。営業職と違い挨拶回りがないのでめっちゃ楽かも。

次に引き継ぎのスケジュールを決めます

業務の洗い出しで作成したリストを元に、引き継ぎのスケジュールを決めます。

今回は引き継ぎに時間がかかりそうなものはなかったので(というかほとんど外注することが決まったので)省きます。

とはいえ、後任者がいる場合は経験に合わせてきちんと時間を確保する必要がありそうです。

引き継ぎ資料を作成します

通常であれば、具体的な業務の流れややり方を資料として残しておきますが、後任者がいないのでこちらもほぼ必要ありませんでした。

引き続き社内で行う業務については、簡単なマニュアルを用意して、誰でもできるように準備しました。

そして、DTPオペレーターにとって一番大事な「データの保管場所」を誰が見ても分かりやすく整理しておかなければいけません。こちらは少し時間がかかりました…大まかな分類と制作年月日でフォルダ分け、クライアント名または媒体名・データの内容をファイル名で示します。

きっとこのやり方ももっと良い方法があるかもしれませんが…今回はこれで精一杯でした…

実際に引き継ぎを行います

引き継ぎ資料ができたら、スケジュールに従って引き継ぎを行います。実はこれがまだ途中。

これから業務の合間を縫って少しずつ行っていく予定です。

確実に引き継ぎを行うためには周囲の協力が不可欠なので、うまく周りとコミュニケーションを取りながら進めていければと思います。

みなさんご協力のほどよろしくお願いいたします!

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