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【メリットの場合】年度末を良い機会にして、やっておきたい事

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 まもなく8月も終わりを迎えますが、皆様いかがお過ごしでしょうか?  今年の夏は台風やお盆時期の大雨、新型コロナウイルス感染症の感染拡大と大変な夏となりました。当社も様々な事がありましたが、スタッフも「ピンチは最大の好機でもある」というとらえ方で、それぞれに工夫や新しい取り組みなどを実施しています。

 さて、当社は8月が決算月にあたります。一般的に3月や12月を決算月にしておられるところが多いと思いますが、当社の場合は創業時期の関係などもあって、今月となっています。もちろん、経理や財務処理等がたくさんありますので、経理・総務担当者は月末に向けて、やるべき業務が多くあります。それと同時に自社のサービスや商品の見直し、社内での仕事の進め方や必要な設備投資や人員施策などを整理するきっかけとなります。もちろん、決算期かどうかに関わらず、企業活動としてこれらの事は常に変化させていく必要はありますが、やはり企業も人間と同じで目に見える「区切り」を一つのきっかけとして、考え方を整理したり、新たな行動を起こしやすくなるのではと思います。そこで、当社や私が決算期に実施している(過去にしていたものもありますが…)実施項目を簡単にご紹介します(自戒の意味も込めまして…)。

①自社の事業領域毎の収益状況の確認                                 当然と言えば当然ですが、1年間の想定していた収益状況と比較して、現実の実績がどのようになったのかを確認します。上振れしたのか、下振れしたのか、数値なので明確な形で表れます。ただし、そこに至った要因には複数の要素があり、多角的に原因を分析してみます。

②事業領域毎の商品やサービスの現状把握                                   ①の事を踏まえつつ、社会環境の変化や同業サービスの状況などの外的要因、社内の様々なリソースを含めた内容的要因を勘案しつつ、現在の商品やサービスの持つ意義や価値を再認識します。この時に、より良い手段や解決方法としての商品やサービスの大きな枠組みが想起されることも多々あります。

③上記を受けての各部署の業務内容の点検や人員施策                          主に業務のやり方、職務担当、人員配置数などのマンパワーなど主に社内の人的要因の現状と問題点の把握、及びそれらを改善していくための解決方法を検討します。

④必要なソフトウェアやハードウェアの確認と検討                           新たな価値や意義を創造していくため、業務を円滑に進め効率的な業務遂行を可能にするため、時間的、金銭的コストを削減するために導入を検討できるソフトウェアやハードウェア、機材等がないか会社として検討します。この時、逆に不要になっている、または使用や利用する意義を見出せないソフトウェアやハードウェアの処分等も検討します。

⑤次年度の計画とそれにまつわる各所へのヒアリング                        ①~④を踏まえ、「木を見て森を見ず」にならないように全社状況を総合的に把握し、短期的な(次年度~3ヶ年)の計画と具体的なアクションプランや事業実施計画の基本案を策定します。絵にかいた餅にならないように、社内外へのヒアリング等を実施、自分たちで落とし込みが可能なものとしていきます。

⑥個々のスタッフとの面談                                         現状の想いや考え、要望やアイデア等を話し合ったり、聞き取りを行ったりします。約30名のスタッフがいる当社でも個々の視点や物事のとらえ方は様々なで、新たな気付きをもらえます。またコミュニケーションを図ることによって、お互いに抱いていた印象やイメージが新たになることもあります。当社のように「人」そのものの持つ発想力や行動力がサービス、商品と直結している業務では最も大切なことの一つです。

改めて書き出してみると、足りない点やアラがたくさん見えてきます。しかし、何事も「完全な状態」を目指すことはあっても、 「完全な状態」を 実現していることは、ほぼないと思います。身の周りや現在の自分の状況で実施可能なことから取り組み、失敗等を含む様々な経験をして、よりよい状態や価値のある状態に進化させていくしかありません。当社も9月より新たな年度を迎えます。皆様にとってより価値ある状態でい続けるために、進んで行こうと思います。

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